远程会议的软件对你有所帮助,你真的需要开会

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问题资讯信息发布员
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远程办公是未来的发展趋势。苹果,亚马逊和IBM等主要巨头越来越多地接受了远程工作的便利。至于远程工作的缺点,其中大多数集中在缺乏有参与感的有效沟通上。

无论您的团队是完全远程的还是某些员工在家工作,召开一次有效的远程会议都说起来容易做起来难。现场通信显然比远程通信更有效。与他人面对面交流更容易,因为您可以立即感受到参与者的态度和情绪。

通常,面对面会议被认为比远程会议更有效率,但是可以使用适当的技术和程序来提高远程会议的工作效率。以下4条建议将为您提供帮助。

您真的需要开会

如果您想与不同地区的同事同时讨论一个项目,建立共识并继续前进,那么确实有必要举行一次远程会议。但是应该指出,这次会议确实是有必要的。

在安排会议之前,请问自己会议的目标是什么,并确保目标明确。如果您对会议的目标仍然不确定,则必须考虑是否要占用每个人的时间来安排会议。

谁最需要开会?

远程会议通常控制约4-7人。太多的人会使参加者缺乏参与感,这将降低会议的效率。因此,确定谁来参加会议非常重要。

在远程会议开始时,您可以互相介绍以预热现场。一个简单的“嗨,我是凯特”。帮助参与者认识彼此的声音。通常,如果您知道谁在打电话,您的参与感就会更强。在每次会议开始时,简短的聊天可以打破僵局远程会议的软件,使每个人都更加放松。

获取正确的远程会议工具

使用诸如Google Drive,WebEx,GoTomeeting和Skype for Business之类的协作软件,可以确保所有参与者都同时查看相同的内容。视频是远程会议的首选,因为视频使人们感觉到自己和您在同一房间远程会议的软件,并且在提问时可以看到其他人的面部反应和表情。视频还可以阻止参与者同时做其他事情。

准备白板。很多时候,您会发现它强大的功能。它使参与者更容易进行头脑风暴和分享他们的观点。如果您与设计师合作,Invision或Zeplin可以帮助您分享和评价设计思想。

会议软件通常设计为通过Internet连接工作,但是最好为与会者提供拨号Internet选项。其中一些人可能只能在会议期间使用电话。

如果您的远程会议是跨时区的,则时区应用程序可以帮助您为每个人选择最佳会议时间。

提早5-10分钟

举行远程会议时,请在会议开始前五分钟开始,以帮助您了解硬件和软件是否可以正常运行远程会议,并确保您可以解决会议期间可能出现的设备技术问题。会议一旦开始,就急需解决一些软硬件技术问题,浪费会议人员的时间,自然会大大降低会议效率。

提前准备会议议程

高效的远程会议与预先准备的会议议程是分不开的,会议议程被提前发送给每个人,以便每个人都知道会议的主题并讨论该项目并预先准备。

想要在会议上共享一些相关信息的人可以将信息提前发送给每个人,以便每个人都可以提前检查并带着他们的问题参加会议。

开始会议时,提醒所有人会议当天的议程和目标。鼓励每个人通过提问和解释自己的观点来增进他们的参与和互动意识。

那么,在谈论了这么多远程会议技能之后,您是否学到了?实际上,远程会议和传统的现场会议之间并没有太大的区别,但是您需要注意很多细节。只要您耐心学习,我相信您就能很快掌握它。

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